Microsoft sprawdził naszą produktywność

Badanie przeprowadzone przez Microsoft wykazało, że tygodniowo tracimy dwa dni pracy na bezproduktywne działania.

Microsoft, we współpracy z dr Larry’m Bakerem, amerykańskim badaczem wydajności pracy i specjalistą ds. zarządzania czasem, przeprowadził test produktywności (Microsoft Office Personal Productivity Challenge – PCC) wśród ponad 38 tys. merytorycznych pracowników z różnych firm, w 200 krajach świata. Badanie wykazało, że z 45 godzin, które tygodniowo poświęcamy pracy, aż 17 spędzamy bezproduktywnie. Szansą na zwiększenie naszej efektywności jest, według uczestników ankiety, wykorzystanie nowych technologii. Wyniki wskazują także, że polscy respondenci są równie efektywni, jak badani ze Stanów Zjednoczonych, ale mniej niż przedstawiciele innych państw europejskich.

Celem testu było, z jednej strony, sprawdzenie ogólnego wskaźnika produktywności badanych osób na całym świecie, z drugiej natomiast zapoznanie się z oczekiwaniami i potrzebami dotyczącymi poprawy wydajności ich pracy. Za największą stratę czasu uczestnicy badania uznali nieefektywne spotkania, które pochłaniają nam średnio 5,6 godz. w tygodniu, a także problemy z komunikowaniem się w zespole oraz brak sprecyzowania celów podejmowanych działań. Polscy respondenci wskazali również na bezproduktywne spotkania, a ponadto za marnotrawstwo czasu uznali odwlekanie lub odkładanie spraw na później oraz brak określonych priorytetów w codziennej pracy.

Najważniejszym czynnikiem wpływającym na zwiększenie wydajności pracy, według uczestników badania, jest możliwość szybkiego docierania do potrzebnych dokumentów, efektywne zarządzanie pocztą elektroniczną oraz, przede wszystkim, wykorzystanie nowych technologii. Osoby, które osiągnęły w teście najwyższy współczynnik produktywności, zdobyły jednocześnie najwięcej punktów w pytaniach dotyczących stosowania w ich pracy rozwiązań informatycznych.

„Chcieliśmy poznać przyczyny niskiej wydajności pracy osób na całym świecie. Dzięki temu jesteśmy w stanie dopasowywać nasze rozwiązania do potrzeb i oczekiwań pracowników i wspierać ich w dążeniu do osiągnięcia optymalnej efektywności ich codziennych działań. Microsoft Office System został stworzony specjalnie z myślą o udzieleniu wsparcia technologicznego osobom, których wydajność pracy zależy od sprawnego posługiwania się i zarządzania informacją i dokumentami” – powiedział Jacek Maśliński, Information Worker Business Group Lead w polskim oddziale Microsoft.

Wśród przebadanych Polaków 86 proc. to mężczyźni, mający średnio 33 lata i zajmujący w swoich firmach stanowiska menedżerskie – w grupie tej było więcej młodych menedżerów, niż wśród respondentów w innych krajach. Polacy, biorący udział w badaniu, podobnie jak respondenci z innych krajów, spędzają w pracy średnio 9 godzin dziennie. Dostają jednak znacznie mniej e-maili, niż mieszkańcy pozostałych krajów Europy oraz Amerykanie.
Wyniki badania wyraźnie ukazują największe bolączki pracowników w zakresie osiągania wysokiej wydajności pracy. Wychodząc naprzeciw potrzebom Klientów, Microsoft zaprojektował platformę obiegu dokumentów oraz zarządzania i przetwarzania informacji – Microsoft Office System. Funkcje związane z zarządzaniem pocztą elektroniczną i dokumentami, współdzieleniem informacji czy pracą grupową zapewniają usprawnienie codziennych działań pracowników biurowych, a co za tym idzie, pomagają zoptymalizować ich produktywność.

„Chcemy potraktować wyniki badania jako wskazówkę dotyczącą drogi rozwoju naszych rozwiązań. Zależy nam, aby tworzone przez nas oprogramowanie ułatwiało procesy zachodzące w firmie i pozwalało skupić się na sprawach najbardziej istotnych. Już teraz dzięki naszym rozwiązaniom wielu pracowników może efektywnie zająć się swoimi codziennymi obowiązkami, zamiast tracić cenny czas na żmudne przeszukiwanie swoich komputerów” – dodał Jacek Maśliński.

Badanie zostało przeprowadzone w okresie od września 2004 r. do lutego 2005 r. Na 18 pytań zawartych w ankiecie internetowej odpowiedziało ponad 38 tys. pracowników z 200 krajów świata.

Źródło: Centrum Prasowe Microsoft